М6. Электронный офис

«М6. Электронный офис» Программный продукт внесен в Единый Реестр Российских программ под № 3524 от 03.05.2017г. Приказ Минкомсвязи России от 28.04.2017 №212, Приложение 2, п. №52 

 

Возможности программы М6: Электронный офис

1. Общие сведения
Программа М6: Электронный офис позволяет организовать управление документооборотом с использованием последних достижений информационных технологий, а именно:

  • Автоматизировать рабочее место специалиста, довести качество работы с документами до современного уровня.
  • Обеспечить взаимозаменяемость работников на регистрации документов.
  • Вести регистрацию входящих, исходящих, внутренних документов в электронном виде.
  • Сохранить каждый документ в электронной библиотеке предприятия для возможности его повторного чтения или печати.
  • Создать единую централизованную электронную библиотеку документов предприятия, включающую документы за несколько лет, обеспечить сохранность документов в ней.
  • Осуществлять мгновенный поиск любого документа независимо от срока его поступления и отправки
  • Анализировать документооборот предприятия.

Электронное согласование документов

  • Запустить электронное согласование любого документа: 

входящего • исходящего • внутреннего

  • Указать ответственного за согласование документа.
  • Определить состав лиц для согласования и сроки согласования каждому из них. Количество служб и ответственных лиц для согласования не имеет ограничений.
  • Получить лист согласования документа и направить документ на подпись руководителю.
  • Контроль исполнения документов
  • Вести контроль исполнения документов.
  • Назначить ответственных исполнителей, внести сроки работ и задания каждому исполнителю.
  • Просматривать списки заданий, выданных исполнителям на определенную дату.
  • Использовать встроенную в программу систему напоминаний о приближении сроков завершения работ.
  • Получать информацию о маршруте документа и о его местонахождении на любой момент времени.
  • Получить списки документов, находящихся «на контроле» в разрезе:

• исполненных • неисполненных • всех

Работа исполнителей

  • Получать отчеты исполнителей о выполнении заданий, фиксировать сроки выполнения заданий.
  • Получать отчеты о ходе работ по любому документу.
  • Осуществлять контроль исполнительской дисциплины за любой период.

 

Скриншоты программы.
Нажмите для увеличения

  

Входящие документы

 

  

Списки документов

 

Журнал учета

 

Запись документов

 

Конверты

 

Электронная библиотека

  • Выбирать документы из электронной библиотеки за любой период по:

• партнерам • тематике • видам документов

  • Выполнять подборку документов с любой их детализацией, например:

• запросы … • запросы от ЦЗН … • запросы от ЦЗН за год …

  • Создать систему защиты документов электронной библиотеки от несанкционированного доступа и вирусных атак.

 

2. Режим работы программы в организации

Работа программы в организации предусмотрена в двух режимах:

- Регистрация
- Регистрация – Исполнение

В режиме Регистрация программа устанавливается работникам общих отделов, канцелярии, секретарю руководителя.

В этом режиме:

  • Ведется справочник предприятий-партнеров, содержащий

– полное наименование предприятия
– сокращенное наименование предприятия
– адрес – почтовый и юридический
– телефон, факс, е-mail, сайт
– ИНН
– КПП
– должность и ФИО руководителя
– должность и ФИО главного бухгалтера
– реквизиты

  • Выполняется регистрация документов

Примечание Предусмотрена возможность регистрации документов, хранящихся в разных папках, например:

Для Входящих

– входящие от ИМНС
– входящие договоры
– обращение граждан

Для Исходящих

– исходящие счета-фактуры
– исходящие договоры

Для Внутренних

– распоряжения (приказы) по личному составу
– распоряжения (приказы) по основной деятельности и т.д.
– личный прием

Для каждой папки нумерация документов начинается с « 1 »

  • Выполняется печать журналов входящей, исходящей и внутренней документации
  • При отправке исходящей документации почтой печатаются:

– списки почтовых отправлений
– конверты
Примечание Печать конвертов возможна также для документов, которые не регистрируются в программе

  • Обеспечивается быстрый поиск документов в журнале регистрации
  • Организовывается выборка поступивших и направленных документов за любой период в разрезе видов документов (письма, договоры, счета-фактуры)
  • Создается электронная библиотека документов
  • Ведется архив документов
  • Исполнители получают документы на бумажных носителях, и для них работа по Исполнению документов остается без изменений.

В режиме Регистрация - Исполнение программа устанавливается дополнительно ответственным исполнителям работ.

В этом режиме дополнительно:

  • Исполнитель получает задание одновременно с его регистрацией
  • Знакомится с документом одновременно с его регистрацией
  • Самостоятельно контролирует сроки выполнения заданий
  • Использует систему напоминаний
  • При необходимости просматривает любой документ электронной библиотеки, к которому ему разрешен доступ
  • Без отвлечений на телефонные звонки и деловые совещания просматривает весь список исполнителей по документу, их задания, сроки работ и отчет об исполнении
  • Ведет диалог с исполнителями, работающими с ним в «команде» по документу

3. Для входящих, исходящих и внутренних документов вносятся:

  • Вид документа (письмо, договор, распоряжение) 
  • От кого/ кому
  • Автор документа
  • Номер и дата документа
  • Статус документа
  • ФИО руководителя, визирующего документ
  • Краткое содержание документа
  • Наименование документа
  • Подразделение исполнителя работ
  • ФИО исполнителя
  • Сроки исполнения работ
  • Задание исполнителям
  • Отчет исполнителей
  • Отметки о выполнении заданий исполнителями
  • Фактические сроки выполнения заданий
  • Место хранения документа, ФИО ответственного за хранение
  • Даты событий «Вступил в силу», «Утратил силу»
  • Публикация в средствах массовой информации
  • Документ - ответ:

– вид документа
– регистрационный номер и дата регистрации
– номер и дата документа

  • Порядок отправки/получения документа:

– вид отправки/получения:
   • почта • факс • интернет
– размер конверта
– время отправки/получения
– вид передачи/получения
– адресат

4. Выходные документы

  • Журнал учета входящей документации
  • Журнал учета исходящей документации
  • Журнал учета внутренней документации
  • Справка о ходе работ по документу
  • Лист согласования
  • Выборка документов за период:

• по отдельному предприятию • по определенному виду документа

  • Выборка документов по сроку выполнения работ:

• исполненных • неисполненных • всех

  • Контроль исполнения документов в целом по предприятию и в разрезе ответственных лиц с выборкой

– Общего количества документов

  • входящих 
  • исходящих
  • внутренних

– Из них

  • исполненных в срок
  • исполненных с нарушением сроков
  • неисполненных
     
  • Списки почтовых отправлений
  • Печать адресов на конвертах
  • Возможна печать адресов на конвертах для незарегистрированных документов
  • Списки контрагентов
  • Списки подразделений
  • Списки исполнителей

 

Функциональные характеристики программы М6. Электронный офис

  • Интерфейс программы реализован на русском языке.
  • Программа не требует установки иного программного обеспечения, имеющего любые ограничения на свободное распространение на территории Российской Федерации, за исключением операционных систем.
  • Программа соответствует требованиям законодательства Российской Федерации о защите информации.
  • Информационная поддержка пользователей (далее - сопровождение программы) оказывается на всей территории Российской Федерации без ограничений.
  • Обновление программы выполняется только после подтверждения со стороны организации - пользователя.

Среда функционирования программы М6. Электронный офис

  1. Системные требования
  • Операционная система Microsoft Windows – не ниже Windows XP
  • Microsoft Word - не ниже 2007, Microsoft Excel - не ниже 2007

 

  1. Требования к оборудованию
  • CD-ROM – Устройство для чтения Компакт-дисков
  • USB – порт (2 и более единиц)
  • Наличие свободного места на жестком диске ПК – не менее 500 МБ

Установка программы М6. Электронный офис

Установка Программы (далее - Инсталляция) выполняется в следующем порядке:

  • Установить носитель “Лицензия N …”: на дискете/ Flash – накопителе.
  • Установить CD-диск с Программой. Выполняется Автозапуск Инсталляции.
  • В Окне Добро пожаловать в программу установки задачи Нажать Далее
  • В Окне Лицензия Нажать Далее
  • В Окне Место назначения в строке Папка нажать Далее
  • В Окне Выбор компонентов поставить u Программа

u Параметры

Нажать Далее

  • В Окне Запуск инсталляции Нажать Далее

Выполняется Инсталляция Программы

  • На сообщение "Задача была успешно инсталлирована" Нажать Закончить

Инсталляция завершена.

  • После выполнения Инсталляции на Рабочем столе появляется ярлык Программы.

 

Эксплуатация программы М6. Электронный офис

  1. Руководство пользователя по эксплуатации программы (далее - Лекции) находятся в программе, в пункте меню Помощь Лекции.
  1. При возникновении вопросов  о работе в программе обращаться  в службу поддержки по Тел. горячей линии :

    E-mail:  Этот адрес электронной почты защищен от спам-ботов. Для просмотра адреса в вашем браузере должен быть включен Javascript.

Все телефоны горячей линии  работают  круглосуточно.

 

 

 

© 2020  Центр «Новые Технологии»

Top.Mail.Ru

Top.Mail.Ru