М6. Обращения граждан и организаций

«М6. Обращения граждан и организаций» Программный продукт внесен в Единый Реестр Российских программ под № 3604 от 28.06.2017г. Приказ Минкомсвязи России от 26.06.2017 №326, Приложение 1, №пп.25

 

 

Возможности программы М6: Обращения граждан и организаций

1. Общие сведения. Программа М6: Обращения граждан и организаций обеспечивает соблюдение норм Федерального Закона № 59 ФЗ и охватывает весь цикл работ с обращениями граждан.

Программа позволяет:

• Обеспечить современный технический уровень работ с обращениями граждан и организаций

• Автоматизировать все этапы прохождения каждого обращения:

- Регистрация Обращения
- Рассмотрение Обращения
- Поручение Исполнителям
- Исполнение Поручения
- Контроль Исполнения
- Ответ Обратившемуся
- Закрытие Обращения

• Строго соблюдать регламент регистрации обращений, что позволяет обеспечить одинаково высокое качество работы на этом участке как основного работника, так и работника, временно его заменяющего
• Создать электронную библиотеку обращений и ответов, иметь возможность выбирать и просматривать документы, не обращаясь к архивам

• Анализировать направленность обращений граждан по тематике и территориям, учитывать это в работе органа местного самоуправления

 

Скриншоты программы.
Нажмите для увеличения

 Входящие документы

 

Паспортные данные

 

Журнал учета

 

Запись  документов

 

Списки документов

 

Конверты

 

2. Режим работы Программы в Организации

Работа программы в организации предусмотрена в двух режимах:

  • Регистрация
  • Регистрация – Исполнение

В режиме Регистрация программа устанавливается работникам общих отделов, канцелярии, секретарю руководителя.

В этом режиме исполнители получают документы на бумажных носителях и для них работа по исполнению документов остается без изменений.

В режиме Регистрация - Исполнение программа устанавливается дополнительно ответственным исполнителям работ.

В этом режиме дополнительно:

• Исполнитель получает задание одновременно с регистрацией поручения

• Знакомится с обращением гражданина одновременно с получением задания

• Самостоятельно контролирует сроки выполнения заданий

• Использует систему напоминаний

• При необходимости просматривает любой документ электронной библиотеки, к которому ему разрешен доступ

• Без отвлечений на телефонные звонки и деловые совещания просматривает весь список исполнителей по документу, их задания, сроки работ и отчеты об исполнении

• Ведет диалог с исполнителями, работающими с ним в “команде” по обращению

 

3. Порядок Работ в Организации

При поступлении новых обращений

• Выполняется регистрация обращений на компьютере с использованием уже готовых справочных данных, что существенно ускоряет процесс регистрации

• По обращениям, содержащих вопросы, решение которых не входит в компетенцию данного органа местного самоуправления, выполняется перенаправление в другие органы В разделе Регистрация  указывается наименование органа, контактное лицо, сроки и отчет о выполнении

• Печатается журнал регистрации обращений

• Выполняется контроль за своевременным рассмотрением зарегистрированных обращений

• Фиксируются исполнители, сроки и состав работ по обращениям

• Исполнители получают информацию о местонахождении исходных документов по обращениям на любой момент времени

• Контролируются сроки исполнения поручений с помощью встроенной в программу системы напоминаний

• На любой момент времени просматривается состояние работ с обращениями

• Формируются списки обращений граждан за период:

• исполненных
• не исполненных
• просроченных

• При отправке ответов по почте печатаются списки почтовых отправлений и адреса на конвертах

• После отправки ответов фиксируется:

− Решение вопроса - дата ответа
− Результат исполнения: Удовлетворено, Разъяснено, Отказано и т.д.
− Выполняется «закрытие» обращения

4. При работе с Обращениями вносятся

 

На Этапе Регистрации Обращений

Сведения о Гражданах

− Фамилия, имя, отчество гражданина
− Пол
− Дата рождения
− Социальное положение
− Категория льгот
− Населенный пункт
− Район
− Адрес проживания
− Адрес регистрации
− Паспортные данные
− Телефон
− Личный E-mail
− ИНН

 

Обращения Граждан

− Дата обращения
− Тип обращения:

• Предложение • Заявление • Жалоба

− Кому
− Тематика обращения
− Содержание обращения
− Регистрационные данные

• Регистрационные Данные Обращения

− Номер дела
− Номер журнала
− Регистрационный номер обращения
− Количество листов основного документа
− Количество листов приложения
− Количество экземпляров
 

На Этапе Рассмотрения Обращений

− Фамилия, имя, отчество руководителя органа местного самоуправления
− Должность руководителя органа местного самоуправления

 

На Этапе Поручения Исполнителям

− Тип поручения руководителя органа местного самоуправления
− Текст поручения руководителя органа местного самоуправления
− Плановая дата исполнения обращения
− Исполнители, назначенные руководителем по поручению
− Сроки исполнения работ
− Фамилия, имя, отчество контролирующего

На Этапе Исполнения Поручений

− Отчеты исполнителей

 

На Этапе Решения

− Дата и номер ответа на обращения
− Дата закрытия обращения
− Текст решения
− Результат исполнения

 

5. Для Ответов вносятся Сведения об отправке:

− Вид отправки (Почта, Факс, Интернет)
− Размер конверта
− Время отправки
− Вид передачи
− Адресат

 

6. Выходные Документы

 

  • Журнал регистрации обращений
  • Журнал регистрации ответов
  • Справка о ходе работ по обращению граждан
  • Списки обращений граждан за период
  • Просроченные обращения граждан
  • Отчеты по обращениям граждан
    • по тематике
    • по территориям
  • Выборка обращений по определенной тематике
    • Исполненных
    • Неисполненных
    • Всех
  • Для ответов

− списки почтовых отправлений
− печать конвертов

  • Контроль исполнения обращений в целом по органу местного самоуправления и в разрезе исполнителя с выборкой

– Общего количества обращений

– Из них:

• Исполненных в срок
• Исполненных с нарушением сроков
• Неисполненных

 

Функциональные характеристики программы М6. Обращения граждан и организаций

  • Интерфейс программы реализован на русском языке.
  • Программа не требует установки иного программного обеспечения, имеющего любые ограничения на свободное распространение на территории Российской Федерации, за исключением операционных систем.
  • Программа соответствует требованиям законодательства Российской Федерации о защите информации.
  • Информационная поддержка пользователей (далее - сопровождение программы) оказывается на всей территории Российской Федерации без ограничений.
  • Обновление программы выполняется только после подтверждения со стороны организации - пользователя.

Среда функционирования программы М6. Обращения граждан и организаций

  1. Системные требования
  • Операционная система Microsoft Windows – не ниже Windows XP
  • Microsoft Word - не ниже 2007, Microsoft Excel - не ниже 2007

 

  1. Требования к оборудованию
  • CD-ROM – Устройство для чтения Компакт-дисков
  • USB – порт (2 и более единиц)
  • Наличие свободного места на жестком диске ПК – не менее 500 МБ

Установка программы М6. Обращения граждан и организаций

Установка Программы (далее - Инсталляция) выполняется в следующем порядке:

  • Установить носитель “Лицензия N …”: на дискете/ Flash – накопителе.
  • Установить CD-диск с Программой. Выполняется Автозапуск Инсталляции.
  • В Окне Добро пожаловать в программу установки задачи Нажать Далее
  • В Окне Лицензия Нажать Далее
  • В Окне Место назначения в строке Папка нажать Далее
  • В Окне Выбор компонентов поставить u Программа

u Параметры

Нажать Далее

  • В Окне Запуск инсталляции Нажать Далее

Выполняется Инсталляция Программы

  • На сообщение "Задача была успешно инсталлирована" Нажать Закончить

Инсталляция завершена.

  • После выполнения Инсталляции на Рабочем столе появляется ярлык Программы.

 

Эксплуатация программы М6. Обращения граждан и организаций

  1. Руководство пользователя по эксплуатации программы (далее - Лекции) находятся в программе, в пункте меню Помощь Лекции.
  1. При возникновении вопросов  о работе в программе обращаться  в службу поддержки по Тел. горячей линии :

    E-mail:  Этот адрес электронной почты защищен от спам-ботов. Для просмотра адреса в вашем браузере должен быть включен Javascript.

Все телефоны горячей линии  работают  круглосуточно.

 

.

 

 

© 2020  Центр «Новые Технологии»

Top.Mail.Ru

Top.Mail.Ru